How to Work Efficiently with Word, Excel and PPT

How to Work Efficiently with Word, Excel and PPT

Office三剑客的运用思路、标准和技巧

In order to reduce the trouble in processing various kinds of electronic documents at work, this course introduces the standardized idea of document making and main problems in the current application. The facilitator will assist participants with theoretical and practical training to improve work efficiency and document presentation quality.

为减轻职场各类电子文档处理过程中的麻烦，本课程结合目前应用中的主要问题，引入规范化的文档制作思路，并在此基础上匹配Office软件的对应功能，以理论加实践的训练辅助职场文档使用者提升工作的效率、改善文档呈现的质量。

Objective & Content 目标与内容

By learning and training of office and related software, you can enhance five basic professional office skills:

1. Ability of structured thinking
2. Ability of writing skills
3. Ability of data analysis
4. Ability of expression

通过Office及相关软件的学习、训练，增强五项基本的职业化办公工作技能，包括：

1.            结构化思维能力

面对复杂问题正确的思考方法，包括：明确主题（目标）、化繁为简（在拆分出层次的过程中将混沌变清晰）、理顺逻辑关系（以明确下嘴的路径）。才有可能在化整为零的过程中，以个个击破的方法解决之。

2.            行文写作能力

明确职业化文稿的基本要素（应适合阅读规律和规则）；通过规范化行文工作的流程，辅助文稿写作的习惯养成。同时，针对排版过程的种种麻烦，提供一系列简化处理的思路和方法。针对职场规范文档的制作要求，训练如何借助“样式”和“模板”功能，实现快速制作规范文档的需求；简述字、表、图三大行文要素的正确表述方式，重点针对表格、图形在排版中的问题，说明处理技巧。

3.            数据分析能力

明确数据管理的规则，以及制表目标与表体结构的关系；通过规范化制表工作流程，辅助创建结构合理、数据准确并有效的电子表格（数据使用与分析的前提）；借图表功能透析数据之间的内涵信息借图表功能透析数据之间的内涵信息、用算法提升数据的管理依据、运用数据库功能实现对大数据的灵活统计与分析，以获得有助于管理决策的信息。

4.            表达呈现能力

明确演示文稿的制作目标及评价标准（适合倾听与演讲）；通过规范化文稿制作的流程，建立主题明确、结构清晰、逻辑通畅的演示文稿，以辅助良好习惯的养成。同时提供一系列简化编修、审核及修改的技巧，以提高工作效率；明确倾听与表述的特点，善用字、表、图、音、画、影等幻灯片元素，以丰富、活跃演讲及呈现的内容；借助动画效果，控制演讲过程的秩序、节奏与效果，以强化表达、呈现和说服的能力。

Course Outline 课程大纲

Module 1: Fast production of standardized documents with Word - 2 hours

Show the common problems in word document processing

Define the evaluation standard of professional word document

Tips for making standard documents quickly

模块一：借Word软件快速制作规范化文档-2小时

展示目前Word文档处理中存在的普遍问题

• 文章结构的隐性状态如何障碍着思路的调理及审核。
• 文稿版式的不整齐如何浪费着时间和精力（包括制作、阅读和审核）。

明确职业化Word文档的评价标准

• 文章达标的理论标准：主题要明确、结构要清楚、逻辑要通畅。
• 文章结构清楚，包括：如何用“导航”窗格审核评价，以及简化结构调整的技巧。
• 文稿版式规范，包括：如何用“样式”窗格审核评价，以及规范版式的控制技巧。

快速制作规范文档的小技巧

• 用模板和快捷键行文。
• 用样式批量调整文稿格式。

Module 2: flexible access to management information through Excel Software - 2 hours

Show the common problems in the use of Excel spreadsheets

Define the evaluation standard of professional spreadsheet

Fast production of flexible statistical analysis table

模块二：借Excel软件灵活获取管理信息-2小时

展示目前Excel电子表格使用中存在的普遍问题

• 表体结构与管理目标的不匹配问题
• 忽略数据格式导致的数据分析问题

明确职业化电子表格的评价标准

• 明确“报表”与“表”在数据管理中的作用（以终为始的思路）
• 明确“报表”与“表”在数据结构上的差异（避免南辕北辙现象）
• 明确什么样的表结构更适合灵活的数据分析（图表、算法和汇总统计）

快速制作可灵活统计分析的表格

• 重点说明“数据透视表”的灵活运用方法

Topic 3: express ideas clearly and vividly with PPT software - 2 hours

Show the common problems in the process and use of ppt

Define the evaluation criteria of professional ppt documents

Tips for making standardized presentation quickly

主题三：借PPT软件清晰并生动地表达思想-2小时

展示目前PPT文稿处理和使用中存在的普遍问题

• 文稿结构的隐性状态，如何障碍着思路的调理，影响着阅读审核效率。
• 文稿版式的不整齐，如何浪费着文稿处理的时间和精力。
• 幻灯片页面内容为何既不易吸引听众，也不便自己进行演讲控场。

明确职业化PPT文档的评价标准

• 如何借助“大纲”视图，以清晰直观形式建立并审核文稿的结构。
• 如何让幻灯片元素达到既能辅助倾听，也能辅助演讲的效果。
• 如何设置幻灯片的放映环节，以达到秩序、节奏和效果的可控化。

快速制作规范化演示文稿的小技巧

• 正确运用“版式”功能，搭建清晰的文稿结构。
• 用“母版”或“模板”实现快速、批量化调整版式的效果。

Agenda 课程安排

Date & Time: 26^th-27^th May, 2020, everyday from 2:00 pm – 5:00 pm

Venue: Online Training (the connection information will be sent after registration)

Language: Chinese

日期&时间：2020年5月26-27日，每天下午2:00 – 5:00，共6小时

上课地点：线上授课 （上课前统一发送上课链接）

授课语言：中文

Registration

Please scan the following QR code or send e-mail to sc-hr@ccifc.org 

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